מערכת ERP מדריך למתחילים

אם זו הפעם הראשונה שאתם שומעים את המונח ERP אז תדעו שאתם לא לבד. זהו מונח שמתגלגל על לשונם של עסקים, חברות וארגונים והוא נחשב לכלי יעיל מאוד. ERP הם למעשה ראשי תיבות של Enterprise Resource Planning System . מערכת ERP היא למעשה מערכת מידע שנועדה לתכנן, לעקוב ולנהל את משאבי הארגון על כל ההיבטים שממנו מורכב הארגון. בין ההיבטים ניתן לציין: כספים, ניהול לקוחות, לוגיסטיקה, ניהול רכש ומלאי, משאבי אנוש, שיווק ומכירות תפעול ועוד. למעשה מערכת שכזו משמש מעין מערך גג מאחד לכל מערכות המידע שבארגון לכדי מערכת אחת ויחידה שחולשת על הכול.

אז מה חדש?

השימוש במערכות ERP החל בתחילת שנות ה-90. לפני כן, ארגונים וחברות נהגו לנהל את הארגון שלהם בעזרת מספר מוערכות מידע ואלו לא תמיד התמשקו אחת אל השניה. אך החל מראשית שנות ה-90 פותחו מערכות ERP אינטגרטיביות שמעניקות אפשרות לעבוד על ממשק אחד, יעיל ונוח ומאז מרבית החברות בעולם עובדות עם מערכות ERP שהותאמו והוטמעו בארגונם.

מערכות אלו הן מודולאריות, כלומר מחולקות לרכיבים רכיבים, כאשר ניתן להשתמש בכל הרכיבים/פיצ'רים שמערכת המידע הזו מציעה או רק חלק מהם – כל ארגון וחברה על פי צורכיה.

הסיבה שכל כך הרבה חברות וארגונים ברחבי העולם עושים שימוש במערכת ERP היא היעילות הרבה שהן מציעות אבל לא רק. הן גם חוסכות לא מעט כסף לארגון. בעוד שלפתח באופן פרטני עבור החברה מערכת לניהול הארגון תעלה הרבה מאוד כסף, שימוש בתוכנת מדף ERP תוך התאמתה לצרכינו היא הרבה יותר זולה ונוחה.

הטמעת מערכת ERP

הטמעת מערכת ERP נחשבת, כאמור, למשתלמת יותר וחסכונית יותר, אך יש לה עוד יתרונות. היא יוצרת אחידות – כל עובדי הארגון עובדים על אותה מערכת שמתקשרת עם כל המחלקות באותו אופן, היא מדברת את אותה השפה, היא נמצאת על אותו ממשק כך שיש מרכז אחד ומשותף לניתוח, בקרה וניהול היבט הארגון.

כדי להטמיע מערכת ERP על הארגון לעבור לספק מערכת מידע אחד. במקביל יש להסב את מערכות הארגון הקיימות למערכת ה-ERP החדשה.

נכון להיום יש כמה דרכים להטמעת מערכות שכאלו בארגונים, כל חברת תכונה בוחרת את הדרך שלה. והיא זאת לאחר שהיא מזהה את הצרכים של הארגון, מתוודעת לתוכנות המידע שבארגון, בוחנת את הפערים בין הקיים לבין מה שעתיד להיות, בוחנת את האופן שבו הארגון עובד ורק לאחר מכן מתאימה ומטמיעה את התוכנה.